Une ressource affectée ne peut pas être utilisée librement : le financeur ou le donateur en a fixé la destination. Le suivi comptable doit montrer la ressource reçue, les dépenses réellement engagées pour le projet et la part restant à utiliser. Cette visibilité est essentielle pour la reddition de comptes.
1Commencer par la convention
Relevez l’objet, la période, les catégories de dépenses autorisées, les règles de justification, les échéances de rapport et les clauses de remboursement. Une dépense peut être utile à l’organisation tout en étant inéligible au regard d’une convention précise.
Attribuez au projet un identifiant qui sera repris dans le budget, les demandes d’achat, les écritures et les rapports. Cette codification évite les reclassements tardifs et les justificatifs introuvables.
2Reconnaître les fonds au rythme de leur consommation
Le guide d’application illustre la reprise des fonds affectés en fonction des dépenses couvertes. La réception de trésorerie ne signifie donc pas que toute la ressource devient immédiatement disponible pour n’importe quel usage.
À chaque clôture, rapprochez les dépenses éligibles validées avec la part de fonds reprise. Le solde non consommé doit rester identifiable et être reporté selon le traitement prévu.
3Construire un dossier de projet contrôlable
Le dossier réunit la convention, le budget approuvé, les avenants, les preuves de réception des fonds, la liste des dépenses, les pièces justificatives, les rapprochements bancaires et les rapports transmis. Les écarts entre budget et réalisation sont expliqués, pas simplement masqués par un transfert entre rubriques.
Si plusieurs bailleurs financent une même activité, la règle d’allocation des coûts communs doit être écrite, cohérente et appliquée de façon constante.
4Traiter le solde en fin de projet
À l’achèvement, déterminez les engagements encore à payer, les dépenses rejetées, les produits financiers éventuels et le solde réellement disponible. La convention peut autoriser une réaffectation, imposer une restitution ou prévoir une prolongation.
Aucune décision ne doit être supposée : obtenez l’accord écrit du bailleur lorsqu’il est requis et conservez la preuve du remboursement ou de la nouvelle affectation.
- Coder chaque dépense au bon projet.
- Valider l’éligibilité avant paiement.
- Rapprocher fonds repris et dépenses couvertes.
- Documenter le sort du solde final.
Application corrigée
Cas pratique : financement reçu mais partiellement utilisé
Une ONG reçoit 45 000 000 FCFA pour un projet hydraulique. À la clôture, 15 000 000 FCFA de dépenses éligibles ont été engagées et le reste sera utilisé l’année suivante.
- 1Enregistrer et identifier la ressource affectée au projet.
- 2Contrôler les pièces des 15 000 000 FCFA consommés.
- 3Rattacher la part correspondante de fonds à l’exercice.
- 4Maintenir 30 000 000 FCFA comme fonds non encore consommés pour le suivi futur.
À retenir
- L’affectation vient de la convention.
- Encaissement et consommation sont deux événements différents.
- Le solde non utilisé doit rester traçable.
Références pour approfondir
Les écritures exactes et les obligations fiscales peuvent varier selon la nature de l’entité et le pays. Consultez les textes applicables avant toute décision professionnelle.
Ce guide est un contenu pédagogique général. Vérifiez les textes OHADA applicables et consultez un professionnel pour une situation réelle.