Les fonds propres d’une entité à but non lucratif ne se lisent pas comme le capital d’une société commerciale. Leur qualification dépend des statuts, du règlement intérieur, de la convention d’apport et du caractère définitif ou temporaire de la ressource. Le guide OHADA recommande de partir des documents juridiques avant toute écriture.
1Lire les statuts et la convention d’apport
Lorsque les textes prévoient une souscription puis une libération, les étapes doivent rester distinctes. Lorsque rien n’est prévu, l’apport est généralement enregistré lors de sa mise à disposition effective. Cette lecture évite de constater comme acquis un bien ou un montant qui ne l’est pas encore.
La convention doit aussi indiquer si l’apporteur peut reprendre le bien, à quelle échéance et sous quelles conditions. Un apport définitif ne produit pas la même information qu’une mise à disposition provisoire.
2Consomptible ou non consomptible
Une dotation non consomptible est destinée à demeurer durablement dans le patrimoine selon les conditions fixées. Une dotation consomptible peut être utilisée pour couvrir les besoins prévus, notamment certaines charges de fonctionnement. Le classement ne dépend pas seulement de la forme du bien : c’est l’intention documentée et la règle applicable qui commandent.
Une somme versée pour financer les premières charges n’a donc pas la même fonction qu’un immeuble donné définitivement pour soutenir durablement la mission de l’entité.
3Avec ou sans droit de reprise
Sans droit de reprise, la ressource est définitivement mise à la disposition de l’entité. Avec droit de reprise, elle pourra revenir à l’apporteur si les conditions prévues se réalisent. Cette caractéristique influence la présentation et le suivi de la ressource.
Pour chaque apport, conservez la décision de l’organe compétent, l’identité de l’apporteur, la description du bien, sa valeur, la preuve de remise et les clauses de reprise. Un registre des apports facilite les contrôles ultérieurs.
4Mettre en place les contrôles
Rapprochez périodiquement le registre des apports, le grand livre, le registre des immobilisations et l’inventaire physique. Les apports promis mais non reçus doivent être distingués des biens déjà contrôlés par l’entité.
Une modification des statuts ou une décision relative à la consommation d’une dotation doit être analysée avant enregistrement. La gouvernance ne peut pas être remplacée par une simple écriture de reclassement.
- Documenter le caractère définitif ou temporaire.
- Séparer souscription et libération si nécessaire.
- Tracer le droit de reprise.
- Rapprocher les registres et la comptabilité.
Application corrigée
Cas pratique : apports mixtes à la création
Des membres apportent définitivement du matériel pour 18 000 000 FCFA et versent 4 000 000 FCFA destinés aux premières charges. Un véhicule de 10 000 000 FCFA est seulement mis à disposition pendant trois ans.
- 1Lire les statuts et les conventions pour confirmer les droits attachés à chaque apport.
- 2Qualifier le matériel définitif comme ressource durable selon les règles applicables.
- 3Identifier la somme destinée au fonctionnement comme dotation consomptible.
- 4Suivre séparément le véhicule assorti d’une restitution future.
À retenir
- Les documents juridiques précèdent l’écriture.
- Consomptible décrit l’usage possible de la dotation.
- Le droit de reprise doit rester identifiable.
Références pour approfondir
Les écritures exactes et les obligations fiscales peuvent varier selon la nature de l’entité et le pays. Consultez les textes applicables avant toute décision professionnelle.
Ce guide est un contenu pédagogique général. Vérifiez les textes OHADA applicables et consultez un professionnel pour une situation réelle.