Cycle achats–ventes : suivre l’opération de la facture au règlement

1La facture d’achat

La facture doit être contrôlée avant l’enregistrement : identité du fournisseur, date, nature des biens ou services, montants, taxes, conditions de règlement et concordance avec la réception. L’écriture reconnaît la consommation ou l’actif reçu, les taxes récupérables lorsqu’elles sont applicables et la dette envers le fournisseur.

Un règlement ultérieur ne crée pas une nouvelle charge. Il solde tout ou partie de la dette et diminue la trésorerie. Confondre facture et paiement conduit à enregistrer deux fois la charge ou à perdre le suivi du fournisseur.

2La facture de vente

La vente à crédit crée une créance sur le client. Le produit est reconnu selon l’opération réalisée, tandis que la créance représente le montant à recevoir. Le paiement futur augmente la trésorerie et réduit la créance, sans constater une deuxième vente.

Les avoirs, rabais et retours doivent être reliés à la facture d’origine. Une bonne référence documentaire permet de comprendre pourquoi le solde client ou fournisseur change et facilite les contrôles de fin de période.

3Les contrôles de cohérence

Le suivi auxiliaire par tiers doit concorder avec les comptes collectifs. Les soldes anciens, les paiements non affectés et les montants créditeurs inhabituels chez les clients méritent une analyse. Côté fournisseurs, il faut rechercher les factures non parvenues, les doubles paiements et les litiges non documentés.

• Rapprocher factures, avoirs et règlements.
• Lettrer les comptes de tiers.
• Analyser les soldes anciens.
• Documenter chaque correction.

4Un exemple de raisonnement

Une entreprise reçoit une facture de prestation payable dans trente jours. À la date de la facture, elle reconnaît le service consommé et la dette. Trente jours plus tard, elle débite la dette fournisseur et crédite la banque. Les deux écritures racontent deux événements différents : recevoir la prestation puis payer le fournisseur.